Hello, I am Founder & Managing Director at Enable Startup. I’ve been living and breathing Agile, IoT, data, product design and entrepreneurship for over 10 years now. Feel free to connect or drop me a message!
In March, our team had the pleasure of traveling to Singapore to visit our clients and strategic partners.
It was truly an unforgettable trip!
source: Hu Chen on Unsplash
We had a fantastic day, with plenty of sunshine, and we were thrilled to release two new SaaS products that were the result of our collaborative efforts with our clients and partners.
Apart from work, we also had an amazing time exploring the most modern and environmentally friendly city in the world. The city’s greenery and architecture were absolutely breathtaking, and we had the opportunity to immerse ourselves in its unique culture.
From the food to the people, everything about Singapore was just amazing, and we left with a newfound appreciation for the city-state.
source: Jisun Han on Unsplash
As a team, we were really glad to have been able to deliver such great products that will help our clients go to market, get feedback, and gain traction for the next round of development.
Although there are still many ideas for products in the backlog, we enjoyed what we have so far, and we’re happy to have been able to innovate and create new software and business models for our clients. We strongly believe that these new products will help our clients succeed in their businesses.
We believe that by continuously improving our products and services, we can help our clients stay ahead of the competition and achieve their goals.
Looking ahead
We have more SaaS (Software as a Service) releases planned for this year, and we’re incredibly excited to continue collaborating with our clients and partners in creating innovative solutions that will help their businesses thrive in today’s ever-changing world.
Let’s meet at [email protected] to together we turn on the light for Green innovations. Follow our blogs to catch up on the latest innovative solutions trends!
If critical thinking and solution seeking are your nature, you might probably be able to come up with new ideas easily and frequently. It’s a gift but sometimes a curse, as between an idea and a successful product is such a long (and in 90% cases, sad) story! Indeed, many startups failed because they were so excited in their initial idea that they overestimated its potential, thus rushing into development without sufficient considerations, preparations, in other words inadequate product discovery.
In this article, I’ll walk you through some common mistakes and respective lessons learned in retrospect of more than 20 startup projects that I’ve had the chance to work with. This would not intend to be a comprehensive list, but rather a personal pick from my first-hand experience.
And it’ll be focusing on the very early stage of Product Discovery.
Let’s get started!
1. Wrong timing
Many product features or product ideas as a whole are just awesome except that they are released too early or too late.
Talking about timing, I think there are 2 levels that startup founders have to be conscious of and figure out during product discovery: Startup timing and Feature Release timing.
The first level depends on both objective factors (mostly about product-market fit) and subjective readiness in terms of human, financial, expertise and network resources.
In this part I’d like to go into more details about the second level – Feature Release timing, since it is what I have more solid experience with.
This is a fact: A majority of products thrive because they always focus on the right features at the right time, rather than having a bunch of best-in-class features at once.
Such a right timing and focus are particularly crucial in the early stages because startups have not yet had abundant resources then.
Now, how to know when is the right time to focus on what?
In my past consulting projects, I always try to have founders asked themselves these kinds of questions:
Which stage is your product at: Proof of Concept, Minimal Viable Product or Official Version 1.0?
How many users are you targeting at the present stage? Is this feature noticeable and helpful for them at this level? Let’s say you are building a P2P marketplace for secondhand clothes. At the very beginning when you have only 50 users, is it necessary to elaborate too much the feeds or recommendation features?
At the present stage, what kinds of features are most effective to convey your product’s core user goals without complicating user perception and experience?
What would be the opportunity costs of developing this feature at this time?
There exist a number of prioritization frameworks that are really helpful in this decision making. It will take an entire post (or more) to properly analyse them, but below is a quick review:
MoSCoW (acronym of Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have this time): suitable for small-sized product projects that have relatively simple interdependences between sub-teams.
Kano: based on the effect of a feature to customer perception (To include: Basic, Excitement, Performance; To avoid: Indifferent, Dissatisfaction). This framework is especially relevant when it comes to limited resources or when a wow feature is in need.
Walking Skeleton: This method is particularly for PoC and MVP , in which you map out all desired features corresponding to each step in your user flow, in the order of high to low priority, then pick only the minimum combination of features that cover the user flow.
RICE (Reach, Impact, Confidence and Effort): This is one of the most comprehensive approach. However it’s more relevant in the later stages of product development rather than for MVP.
2. Inadequate Prototyping
Just in case you are not familiar with technical terms, it’s worth distinguishing prototypes and MVPs. There are 2 most important differences:
Prototypes are much sketchier than MVPs and should take you very little time and effort to build;
Prototypes are meant to test different ideas or approaches in order to pick the best one to go, then MVPs are built upon that chosen idea.
Now, back to the mistake I’m talking about.
While prototyping is a compulsory step in large product organizations, many startups omit it.
In most of the cases, the reason is that the non-tech founders do not know about such technique, and their tech team is not strong enough to give advice.
In other cases, the founders are aware of the prototyping step, but underestimate its importance. By one way or another, I think the root cause is that founders are a bit overconfident about their initial idea and rush to turn it into their dream product with all the beautiful UI and features.
This is a costly confidence though. Prototypes take you only 1 or maximum 2 weeks to finish with very little resources needed. Production-quality products, even MVPs, require at least 2-3 months and thousands of dollars to delivery.
More dangerously, after months and dollars poured into this product idea, startup founders often feel that they have gone too far to draw back. In such cases, failure is just the matter of time.
Remember, you should never rely solely on your gut-feeling when it comes to product idea. The obvious reason is that you don’t build it for yourself but for others. Self-reference criterion should be the 1st trap you have to be aware of not only at the product discovery stage but also during the entire development cycle.
I sum up below 3 key takeaways about prototyping that you should keep in mind so that hopefully you will never overlook it:
Conducting a series of experiments using prototypes will help you test user goals, user usability, technical feasibility and business viability – the 4 factors that make or break your success, in a quickest and most inexpensive way possible.
A strong prototype is sometimes just enough for you to present to investors, co-founder candidates or attract talented team members.
You should not hesitate to kill your ideas as soon as they are proven to be problematic during the experiments. Remember, to make one big thing you have to have courage to let go a lot of things along the way. Also, the earlier you admit you’re wrong, the more time you can save.
3. User persona is not articulated and validated
As you may noticed in the previous part, “user” appears twice among the 4 success criteria of a product. “Do users need the product?” & “Will they love to use it?” are two crucial questions that you should keep in mind not only at the product discovery stage but throughout your entire product development.
In this respect, a mistake that I often see is that startup teams assume their user persona without validating with thorough user research. In some cases, this step is done even more roughly, that users are defined as a broad group that is almost impossible to figure a realistic person out of it.
It is therefore tremendously important to define your target users as early and specific as possible, then conduct continuous user research and establish feedback loop with them. During your customer discovery efforts, some of the most common pitfalls that you should try to avoid are talking to the wrong people or talking too much about dream solutions without examining the problems sufficiently.
For products that are supposed to be used by a company’s employees in digital transformation projects, this task is relatively obvious and convenient. It becomes much more challenging though when it comes to products for public users. In either case, you have to know exactly who they are and try to communicate with them as much as possible.
4. Founder/ investor-centric instead of user-centric
As a successive outcome of the mistake mentioned above, when you do not work properly on user persona, it will be likely that your resulted product is meaningful for no one except founders or investors.
While many teams have to cut down on product backlog because of limited resources, I know a few cases in which founders are encountered with such a pressure of planning new features frequently so that their developers have something to do. This is especially popular in projects that are funded by external investors.
If this is your case, I believe it’s much wiser to spend your money on user research and usability testing right from product discovery stage, given that a lot of bootstrapping startups can’t do this step properly just because they can’t afford.
Some fundamental tasks you should take in this regard:
Recruit users and set up a robust feedback loop with them right from the product discovery stage
Try to collect and process user data to a unified system so that you have quantitative clues for decision making later on
Always define and stick to concrete user goals in your every release.
Bottom line
You might have known but I’d like to remind a fact: Market and Product Discovery is the very phase that is done very seriously in most of the large product organizations, but often side stepped in early stage startups. I believe this is one of the biggest reasons why 90% (maybe more) startups fail.
Let me wrap up this series in 3 phrases:
timing-is-everything
test-before-scale
user-centric
We’re thrilled to know what you think and discuss with you about product development and startup stories. Get in touch with us at [email protected]!
Leading AI company Y.Digital, headquartered in the Netherlands, has just opened its 1st office in Asia last month. The company is a trusted AI partner of many A-brands in finance, health and utilities (Air France, Damen, ING, Transavia, Heineken, etc.). With this strategic move, Y.Digital is starting to expand its footprint to the APAC market.
Strategic location in “Southern Asia’s next Silicon Valley”
The Y.Digital Asia team is situated right at the heart of Da Nang City, which is establishing itself as Southern Asia’s “next Silicon Valley” with tech giants like Apple, Cisco, Google, HP, Intel and Oracle having their local presence.
The new office is located inside the Innovation Hub of Enable Startup, a fast growing software development company that focuses on digital transformation and product development for startups and SMEs. Enable Startup is also the principle tech partner of Y.Digital in the Southern Asian market, powering the Dutch company with established experience in international projects as well as local know-how.
Y.Digital Asia office, located inside the Innovation Hub of Enable Startup
The focus on intelligent conversation and document processing
One of Y.Digital’s core expertise and services is building systems that are capable of executing complex human tasks, ranging from intelligent conversation to the processing of text documents and files. The technology is built upon leveraging and scaling companies’ human qualities and knowledge.
“With our 1st office in Asia, we hope to share our experience and unlock the huge opportunities in the field of AI that we see in the region.”
Paul van der Hulst (right) – Y.Digital CEO, is thrilled to explore huge opportunities in AI in the APAC market
Sharing knowledge to further increase customer value
As veteran in the European market yet newcomer to the APAC region, Paul shared his vision toward their upcoming venture:
“Advances in data collection and aggregation, algorithms and computer processing power are boosting productivity significantly. In most sectors, the demand for AI-solutions is, therefore, growing rapidly. The Asian market is different from what we’ve experienced in Europe in many ways. But in essence we are facing similar challenges. Regarding the B2C space, Asia is way ahead and developing at an incredible pace. In Europe we are leading in B2B processes though. We expect great impact for our customers through transferring and leveraging our knowledge and propositions across the region.”
A team of diverse and highly qualified professionals
Among other values, diversity and inclusion are at the core of Y.Digital. The headquarter in the Netherlands is home to MSc. to PhD.-level specialists, highly skilled developers, ex-Big 4 consultants, mathematicians, spanning 7 different nationalities.
Dr. Nhat Dang, holder of a PhD degree in Computer Science from the University of Sorbonne Paris North (Université Sorbonne Paris Nord) in France, was appointed as Managing Director of Y.Digital Asia.
”We have been collaborating with Y.DigitalEurope as partners in various product development projects for over one year, prior to officially launching the new office. The high-caliber team with rich and solid expertise from both offices will guarantee excellent services and great results for our clients. In the APAC market, we see a lot of opportunities and look forward to our continued growth”
From right to left: Tuan Nguyen – Founder of Enable Startup; Dr. Nhat Dang – Managing Director of Y.Digital Asia; Linh Vo – Fullstack Developer at Y.Digital Asia
With world-class expertise in AI, focusing on natural language processing (NLP) for voice, chat and document processing, Y.Digital enables customers in next gen customer engagement, compliance and operations.
Outsourcing is one of the best-chosen business programming techniques by marketing experts all over the world. When you do a search online, you can find outsourcing as the common platform chosen by small to large size groups of businesses to enhance their business strategies. Let’s see here the top offshore software outsourcing trends in chatbots. Obtaining a leading marketing position in the business strategies may not be an easy task for all the newcomers in businesses. The use of innovative technologies in business promotion plays an important role in obtaining the best result on time. The right outsourcing of business with the help of experienced candidates can help the company owners to get a leading position in the search page results.
Innovative Technologies in Chatbots
The introduction of innovative ideas with the help of experienced candidates can make high productivity and business progress within a short period of time. The use of newly developed software programs may not be an easy task for the newcomers in the business strategy. You can alleviate the above-specified difficulties by making use of guidance from experienced candidates of outsourcing companies. Hundreds of outsourcing companies can be availed from the online platform at present. The selection of outsourcing companies should be done in such a way that it owns a wide range of experiences so as to obtain satisfactory results.
Business scalability during the time of the pandemic can be a difficult procedure for the majority of company owners. How to relieve the difficulties of business scalability during the time of the pandemic. This is a common question that can be heard from the newcomers to the business platform. The inclusion of the best outsourcing software programs with the team can guarantee high productivity and business profits with the help of experienced candidates.
Utilization of Virtual Media Platforms
The introduction of virtual media techniques is one of the main trends of offshore software outsourcing programs. Transfer of data in business progress can create a security risk. Hence ensuring the safety and security of company records play an important role in obtaining satisfactory results in the business platform. You can get the help of the best outsourcing service team to counteract the difficulties faced by the company during business scalability.
Choosing innovative ideas for the promotion of business strategies plays an important role in obtaining a top-notch position in the Google search please results. The majority of the best outsourcing service teams are equipped with experienced candidates to provide guidance to create innovative ideas so that they can obtain a leading position in marketing strategies anytime and anywhere. The utilization of data sources is one of the main trends of utilizing outsourcing software products for business promotions. The covid-19 period had already created a series of troubles in boosting the marketing platform.
Enhanced Security Options to Maintain Privacy
At present, you can readily manage data with the help of offshore outsourcing teams by making use of tablets and mobile phones from any part of the world at any time as per the requirement. Data management with enhanced security options plays an important role in retaining the existing candidates of businesses. High-security options can be made effective by the utilization of the best outsourcing service teams for doing business promotions on time.
Difficulty in managing training programs during the time of the pandemic is one of the most common topics discussed by HR professionals. The selection of the outsourcing service with experienced candidates can be suggested as the ideal solution for the above-specified difficulty. E-learning options with the help of outsourcing can help new employers to increase productivity within a short period of time. You can minimize the difficulties faced by the company during the time of the pandemic here. An increase in the efficiency of employees can directly increase the number of sales and business profits earned by the company.
Accessing data and information from far-off places is one of the best solutions provided to corporate workers all over the world during the time of the pandemic. It can reduce the travel difficulties faced during the covid season and can minimize the health risk due to virus spread. Outsourcing options provided by the best service team guarantee guidance to all employers so that they can minimize the complexity of doing the project work. Simplification of projects can decrease the time delay in completing the work progress. This feature in turn can save company owners to make more money by promoting better sales and better profits within the required time.
Low Demand for Customer Care Services
Meeting the customer requirements without any delay is one of the main features guaranteed by the best outsourcing service team. The efficiency of the experienced candidates of the outsourcing ensures hassle-free management of data for the completion of projects. Meeting the client requirements plays an important role in obtaining a satisfactory position in the search page results. The inclusion of the best outsourcing service team for completing the project works can help new employers to meet the quality level of their completed projects in an effortless manner.
Analysis of the completed project works plays an important role in obtaining satisfactory results on time. The inclusion of the best outsourcing service team for completing the project can help employers to build a detailed analysis of their work progress without any difficulty. It can also help the new employers to make sufficient changes in their projects by promoting the work progress. The selection of the best outsourcing can improve the overall quality level of the completed projects. Ensuring the quality level of the completed projects on time can lower the demand of Customer Care centers across the world.
Minimizing call centers’ demand can be suggested as one of the trends of the best outsourcing service teams. The price rate assigned for the outsourcing service team generally varies as per the experience level. To obtain the best result, select an outsourcing service team that owns great experiences. You can refer to the comparison sites to select the best team from the directory list. Minimizing errors and improving the overall quality of products can not only retain the existing number of customers but can also grab more targeted audiences to the list.
Khởi nghiệp không nên là một hành trình cô đơn. Bên cạnh co-founder và core team, bạn cần một đội ngũ cộng sự có kiến thức và kinh nghiệm nhằm đưa ra lời khuyên từ bước lên kế hoạch kinh doanh cho đến những ngày đầu ra mắt sản phẩm. Ngay cả Mark Zuckerberg, Bill Gates hay Richard Branson cũng luôn khẳng định thành công của họ đến một phần không nhỏ từ những cố vấn thân thiết. Vậy cần lưu ý điều gì để tìm ra được những chuyên gia tư vấn khởi nghiệp phù hợp nhất?
1. Bạn không cần MỘT chuyên gia tư vấn khởi nghiệp. Bạn cần NHIỀU!
Điều đầu tiên cần làm rõ: bạn cần nhiều hơn một đối tác tư vấn cho dự án khởi nghiệp của mình.
Lý do đơn giản là vì ít ai có khả năng “cân” hết tất cả các chuyên môn mà bạn cần cho việc mở một doanh nghiệp đơn thuần, chưa nói đến startup.
Cơ bản nhất, bạn hẳn sẽ cần một cố vấn về tài chính, hỗ trợ gọi vốn, một về công nghệ, một về luật, một về marketing. Thử hình dung xem có bao nhiêu phần trăm xác suất tồn tại ai đó ngoài kia có thể ôm hết bầu trời kiến thức này? Kể cả khi bạn tìm đến một công ty thay vì một cá nhân, thì việc một đơn vị có đủ nguồn lực để tư vấn “trọn gói” như vậy cũng là điều không tưởng, ít nhất là ở thị trường Việt Nam thời điểm hiện tại. Trong khuôn khổ một lĩnh vực nhất định, khái niệm “one-stop solution provider” là có thật, nhưng khởi nghiệp lại là một câu chuyện hoàn toàn khác.
Bởi vậy, việc cần làm trước tiên là xác định rõ bạn cần được hỗ trợ ở những lĩnh vực nào, và tìm kiếm chuyên gia ở lĩnh vực tương ứng dựa theo các tiêu chí được trình bày dưới đây.
2. Tư vấn khởi nghiệp không phải chuyện ngày một ngày hai
Những vướng mắc trong quá trình startup của bạn không thể được giải quyết trong vỏn vẹn một vài buổi hỏi và trả lời cùng chuyên gia. Một dịch vụ tư vấn khởi nghiệp hiệu quả nhất thiết phải là cả một quá trình.
Bởi vậy trước khi quyết định đầu tư vào một dịch vụ tư vấn, hãy đảm bảo rằng đối tác cam kết đồng hành cùng dự án của bạn đủ lâu. Ít nhất, họ cần phải đi được cùng bạn đến giai đoạn launch business để đánh giá lại hiệu quả của những chiến lược mà họ đề xuất, và đưa ra phương án điều chỉnh nếu cần.
Điều này đặc biệt đúng với startup, bởi trên thực tế, đa số các startup đều phải trải qua giai đoạn cải tiến sản phẩm xoay quanh vòng lặp Build – Measure – Learn (triết lý Khởi nghiệp tinh gọn – Lean Startup), trước khi đạt được sự tương thích với thị trường (product-market fit). Một cố vấn khởi nghiệp đúng nghĩa cần ý thức được đặc thù này và cung cấp cho bạn sự hỗ trợ cũng như cam kết những mục tiêu đủ dài hạn, thay vì đưa cho bạn những phân tích, đề xuất, báo cáo dùng-một-lần, phần còn để bạn tự lo.
3. Đối tác tư vấn khởi nghiệp nên đồng thời là đối tác thực thi
Một hướng đi khôn ngoan là tìm kiếm đối tác hội tụ cả hai năng lực tư vấn và thực thi, ví dụ cố vấn tài chính của bạn cũng đồng thời là bên hỗ trợ xây dựng hồ sơ thuyết trình gọi vốn, các bộ quy chế tài chính, lương, thưởng nội bộ; hay cố vấn công nghệ nên đồng thời là agency phát triển website, phần mềm; v.v. Có nhiều lý do khách quan và chủ quan giải thích cho chiến lược này.
Thứ nhất và dễ thấy nhất, bạn sẽ tiết kiệm được chi phí, bởi đơn giản mua theo gói thì khả năng cao là rẻ hơn mua lẻ.
Việc kết hợp hai trong một như trên cũng hứa hẹn mang lại hiệu quả cao hơn và giúp khắc phục một vấn đề kinh điển là chiến lược một đằng thực thi một nẻo. Thay vì đề xuất những hướng đi lý tưởng nhất, một đơn vị tư vấn kiêm cung cấp giải pháp sẽ đưa ra cho bạn những phương án phù hợp và khả thi nhất trong khuôn khổ nguồn lực hiện tại của bạn và thị trường. Kinh nghiệm “lăn xả” từ A-Z của họ cũng sẽ giúp ích cho bạn trong việc học hỏi từ các case-studies tương tự và tiên liệu được các rủi ro tiềm năng. Điều này đặc biệt quan trọng bởi một trong những lý do thường thấy nhất dẫn đến khởi nghiệp thất bại là founder sa vào tính độc đáo của ý tưởng và những giả thiết chủ quan mà thiếu những hiểu biết thực tế về thương trường.
Khởi nghiệp, nhất là khởi nghiệp tại Việt Nam vẫn là một lĩnh vực tương đối non trẻ và còn vận động, biến đổi liên tục trong tương lai. Bởi vậy chưa tồn tại một bộ khung kiến thức phổ quát cho tư vấn khởi nghiệp, thay vào đó là những bài học thiết thực rút ra từ trải nghiệm thử-và-sai (trial and error). Đây cũng là một lý do khiến cho các đối tác tư vấn đi kèm thực thi thường được tin tưởng lựa chọn hơn.
4. Tầm quan trọng của “cái tâm” trong tư vấn khởi nghiệp
Một rủi ro trong việc chọn chuyên gia tư vấn, nhất là những đối tác 2-trong-1 như đã nói ở trên, là họ không nhất thiết đưa ra những phương án tốt cho bạn, mà là những phương án tốt cho họ, hay nói thẳng ra là những gì họ có thể bán.
Liệu có cách nào để kiểm soát một thứ trừu tượng như là “cái tâm”? Câu trả lời phụ thuộc rất nhiều vào các kỹ năng nghiên cứu, đặt câu hỏi và đánh giá. Lấy ví dụ, bạn đang tiếp cận một chuyên gia tư vấn về công nghệ. Trước buổi gặp đầu tiên, hãy dành thời gian cho việc nghiên cứu về đối tác thông qua tất cả các nguồn mà bạn có thể nghĩ ra.
Họ đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm làm việc với các dự án khởi nghiệp? Đó là những startup thuộc lĩnh vực nào? Thành công hay thất bại? Những dịch vụ nào mà họ có thể cung cấp in-house?
Trong quá trình trao đổi, hãy để ý kỹ cách họ đưa ra đề xuất. Hỏi họ về những tính năng mà bạn nghĩ là nên có cho ứng dụng của bạn, nhưng có khả năng sẽ phải tìm một bên thứ ba để thực thi, hay nói cách khác sẽ không mang lại lợi nhuận trực tiếp cho đương sự. Đặt càng nhiều câu hỏi liên quan, bạn sẽ đánh giá được càng chính xác liệu lời khuyên của họ có xuất phát từ vấn đề của bạn không hay chỉ nhằm mục đích đẩy sales về “sân nhà”.
Ngoài website công ty, google, hỏi từ network cá nhân, bạn cũng có thể tham khảo review từ khách hàng cũ của công ty đối tác thông qua một số nền tảng listing như G2 hay Clutch (cho các công ty phần mềm).
5. Tìm một đối tác không ngại nghĩ khác và làm khác
Để tư vấn giải pháp cho một mô hình kinh doanh truyền thống, tư duy đổi mới sáng tạo có thể không phải là tiêu chí ưu tiên. Tuy nhiên với startup thì khác. Bên cạnh kinh nghiệm thực tế, một chuyên gia tư vấn khởi nghiệp nên là người cởi mở với cái mới, và có đủ năng lực để đề xuất những giải pháp mới cho ý tưởng kinh doanh chưa có tiền lệ của bạn. Chẳng hạn, một đối tác công nghệ lý tưởng sẽ không ngại đầu tư nguồn lực cho R&D nhằm đề xuất và phát triển một tính năng mới cho ứng dụng IoT của bạn. Họ cũng sẽ mạnh dạn khuyên bạn áp dụng những công nghệ đột phá như big data, AI nếu như đó thực sự là điều startup của bạn cần.
Tìm được những chuyên gia tư vấn tốt chắc chắn sẽ giúp hành trình khởi nghiệp của bạn thuận lợi và thú vị hơn nhiều phần.
Với kinh nghiệm hơn 5 năm cố vấn và cung cấp giải pháp công nghệ cho 20 startup trong và ngoài nước, trải dài trên các lĩnh vực từ thương mại điện tử, bất động sản, thiết bị y tế đến blockchain, Enable Startup háo hức được lắng nghe và đồng hành cùng dự án khởi nghiệp của bạn!
Liên hệ với chúng tôi tại email [email protected] nếu bạn đang cần những lời khuyên về khởi nghiệp nói riêng và phát triển sản phẩm công nghệ nói chung.
Khởi nguồn là một phương pháp tiếp cận được sử dụng trong các dự án phát triển phần mềm, Agile trong những năm gần đây đã vượt ra khỏi địa hạt này và ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực non-tech khác như quản lý nhân sự, marketing, quản trị và lãnh đạo.
Câu hỏi mà chúng tôi thường xuyên nhận được từ khách hàng và đối tác của Enable Startup là: Agile có thực sự lý tưởng, “toàn năng” như cách mà người người nhà nhà đang nói về nó? Về cơ bản, câu trả lời của tôi là “Có”, bởi Agile từ góc nhìn của cá nhân tôi là một tinh thần, hơn là một bộ quy tắc, và tinh thần đó đa phần là có lợi. Vấn đề đáng nói ở đây là áp dụng Agile như thế nào trong thực tế, có những best practices nào đã được rút ra từ các dự án đi trước và cần cân nhắc những gì trong từng trường hợp cụ thể.
Ở bài viết này, tôi sẽ trình bày một số điểm then chốt về Agile cũng như những nguyên tắc áp dụng Agile nhằm tăng hiệu quả làm việc và tính ổn định, sức bền của team (high-performance teams). Đây là những gì được đúc rút từ kinh nghiệm hơn 11 năm làm việc trong ngành phần mềm của cá nhân tôi và hiện tại đang được áp dụng trong hầu hết các dự án tại Enable Startup.
Phần 2: Quy trình và cách thức xây dựng high-performance team tại Enable Startup
Điều đầu tiên cần lưu ý: không có một công thức chung đúng cho mọi công ty trong việc xây dựng high-performance team. Tùy vào đặc điểm về nguồn lực cũng như văn hóa mà mỗi doanh nghiệp tự xác định cho mình những “nguyên liệu” và rút ra những best practices riêng.
Tầm quan trọng của yếu tố văn hóa
Ở đây tôi đặc biệt muốn nhấn mạnh hai chữ “văn hóa”, bởi như có thể thấy, Agile nói chung và 6 tiêu chí của high-performance scrum team nói riêng đều đặc biệt đề cao yếu tố con người, theo nghĩa từng cá nhân cũng như tương tác giữa các cá nhân với nhau. Do đó, văn hóa có thể nói là xuất phát điểm, kim chỉ nam cho mọi chiến lược lập nhóm.
Văn hóa về cơ bản bao gồm văn hóa dân tộc, văn hóa vùng miền, văn hóa doanh nghiệp. Chẳng hạn, cùng mục tiêu đảm bảo tính tôn trọng (Respect) trong team, một công ty chịu ảnh hưởng của văn hóa Á Đông có thể sẽ phải cân nhắc đến tuổi tác, số năm kinh nghiệm của các thành viên nhiều hơn so với một công ty ở Mỹ. Hay ở phạm trù văn hóa doanh nghiệp, một công ty hướng ngoại chắc hẳn sẽ có những phương thức khác với một công ty hướng nội trong việc duy trì khả năng tập trung (Focus), tần suất họp team và các kênh feedback nội bộ nhằm đảm bảo tính cởi mở (Openness) giữa các thành viên.
Nói tóm lại, việc đánh giá lại những yếu tố văn hóa chi phối đến dự án ngay từ đầu sẽ giúp bạn xác định được một số giới hạn, lường trước được đâu là những điểm có thể tùy cơ ứng biến và đâu là những quy chuẩn không nên phá vỡ, cùng với đó là có những ý tưởng, hình dung ban đầu về chiến lược lập nhóm.
Các tiêu chí và hoạt động cụ thể
Sau khi đã “lấy đà” từ việc đánh giá lại văn hóa và nguồn lực, bước tiếp theo là bắt tay vào thiết kế team. Dưới đây là những câu hỏi mà tôi cho là quan trọng nhất, cùng với đó là các phương pháp cụ thể mà Enable Startup sử dụng để trả lời chúng.
Câu hỏi
Giải pháp
1. Team nên gồm bao nhiêu thành viên?
Team size từ 3-7 thành viên (không tính Scrum Master và Product Owner)
2. Làm sao để lựa chọn thành viên cho team?
Hai tiêu chí cần cân nhắc: Tính đa dạng (Diversity) và khả năng bổ trợ lẫn nhau (Complementarity)
3. Giao tiếp trong team nên diễn ra như thế nào?
Meetings& Feedback Loop
4. Trong trường hợp cần bổ sung nhân lực, nên áp dụng chiến lược tuyển dụng nào?
Peer Recruitment
5. Những hoạt động nào là cần thiết để nuôi dưỡng nguồn lực cho team?
– Xây dựng lộ trình phát triển cá nhân (Career Progression) – Thực hành song song hai loại hình team: chuyên môn hóa (functional) và đa chức năng (cross-functional)
Bảng 1. Xây dựng team – các câu hỏi cần đặt ra và giải pháp cụ thể
Mô hình 5 giai đoạn phát triển nhóm của Tuckman
Trước khi đi vào phân tích chi tiết từng giải pháp, tôi muốn giới thiệu ngắn gọn về mô hình 5 giai đoạn phát triển nhóm của Tuckman (The five-step Tuckman stages of group development) – một khung lý thuyết mà cá nhân tôi rất tâm đắc và áp dụng sâu sát trong quá trình vận hành Enable Startup.
Giai đoạn 1 – Forming. Tại bước đầu tiên này, team cần xác định rõ tầm nhìn và mục tiêu chiến lược. Từ đó cần thống nhất các quy tắc, quy trình cần thiết trước khi team bắt đầu vận hành. Một điều rất quan trọng là các mục tiêu cần có khung đo lường cụ thể và minh bạch, đủ để tất cả thành viên nắm được và cùng tham gia giám sát trong suốt chiều dài dự án.
Giai đoạn 2 – Storming. Tại thời điểm này, áp lực và những khác biệt về quan điểm có thể bắt đầu xuất hiện. Đây là giai đoạn mà các nguyên tắc trong giao tiếp và tranh luận nên được tạo ra để cả team dễ dàng đạt được đồng thuận, từ đó thúc đẩy hiệu suất cá nhân và gián tiếp tạo ra hiệu suất chung của team.
Giai đoạn 3 – Norming. Bước sang giai đoạn này các thành viên bắt đầu làm việc nhịp nhàng và hiểu nhau hơn. Trong nội bộ team cũng sẽ bắt đầu xuất hiện những nguyên tắc ngầm định để giúp công việc trở nên hiệu quả hơn. Ở thời điểm này các chỉ số về hiệu quả (Performance Metrics và Delivery Metrics) nên được hiệu chỉnh sao cho phù hợp và ổn định, cả team bắt đầu có khả năng dự đoán về tiến độ cũng như có những sáng kiến để nâng cao tính sáng tạo, cải thiện hiệu năng sản phẩm.
Giai đoạn 4 – Performing. Một khi đã xây dựng được sự gắn kết và đồng cảm, nhóm bắt đầu hoạt động hiệu quả như một thể thống nhất, đủ sức đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng hơn và đạt được mục tiêu dễ dàng hơn.
Giai đoạn 5 – Adjourning. Sau một khoảng thời gian nhất định, nhóm sẽ nhìn lại hiệu suất của mình, rà soát lại những điểm được và chưa được. Ở giai đoạn này, mỗi thành viên trong team cần nhận được sự ghi nhận xứng đáng và có thể được trao nhiều nhiệm vụ quan trọng hơn.
Việc nắm rõ được vòng đời nói trên giúp chúng tôi nhận ra rằng, muốn phát triển team nhanh nhất thì nguyên tắc là phải làm sao để tăng tốc cho từng giai đoạn.
Từ đó, các giải pháp cụ thể như ở Bảng 1. được đề ra. Dưới đây chúng ta sẽ cùng đi sâu vào chi tiết.
Quy mô nhóm (Team size)
Số lượng thành viên trong team không chỉ đơn giản là một con số. Việc thêm hay bớt một thành viên sẽ dẫn đến những sự thay đổi quan trọng sau đây:
Số lượng mối quan hệ trong team nhưđược minh họa bởi công thức dưới đây
Thời gian mỗi thành viên phải dành ra trong ngày để quản lý các mối quan hệ này (lưu ý: một phần trong quỹ thời gian đó dành cho các nội dung ngoài lề công việc)
Các rủi ro liên quan đến mức độ hài lòng trong từng mối quan hệ.
Con số được đề xuất trong Scrum Guide là 3-9 thành viên, không tính Scrum Master và Product Owner. Tuy vậy từ 3 đến 9 là một khoảng cách đáng kể, nhất là nếu như quy ra thành số lượng mối quan hệ cần quản lý (3 vs. 36 theo như cách tính ở trên). Từ các kinh nghiệm thực tế cũng như đối chiếu với các nghiên cứu trong Scrum Team Size, con số mà chúng tôi thường áp dụng cho các dự án tại Enable Startup là 3-6 thành viên mỗi team, không tính Scrum Master và Product Owner. Trong trường hợp dự án yêu cầu nhiều hơn 7 thành viên, phương án sẽ là chia thành 2 team nhỏ. Quy mô nhóm như vậy cho thấy hiệu quả tối ưu cho các dự án phát triển MVP kéo dài từ 3-12 tháng.
Tính đa dạng và khả năng bổ trợ của các thành viên (Diversity & Complementarity)
Agile nói chung và Scrum nói riêng nhấn mạnh tính linh hoạt và những cơ chế trao đổi, sửa sai giữa các thành viên để giúp dự án liên tục được tối ưu, bởi vậy tính đa dạng là một tiêu chí không thể thiếu.
Tính đa dạng trong một high-performance team không chỉ bao gồm phương diện tuổi nghề, kiến thức, kỹ năng chuyên môn mà còn cả về tính cách, góc nhìn hay kể cả giới tính.
Câu hỏi đặt ra là đa dạng đến đâu thì đủ và như thế nào sẽ là thừa, hay nói cách khác phản tác dụng?
Một lần nữa, không có câu trả lời nào là chuẩn cho mọi trường hợp. Tuy vậy, một nguyên tắc tối quan trọng là không nên “cố đấm ăn xôi” để đảm bảo tiêu chí đa dạng, mà vô tình làm tổn thương các tiêu chí khác cũng quan trọng không kém như cơ hội công bằng cho mọi người hay tính minh bạch.
Họp nhóm (Meetings)
Mục đích của meetings là nhằm đảm bảo các thành viên đều nắm được tình hình công việc và nhiệm vụ kế tiếp. Mô hình Scrum đã đề xuất một hệ thống phân loại meetings khá toàn diện và “đo ni đóng giày” cho các dự án phát triển phần mềm, bao gồm Daily Standup Meeting, Sprint Planning Meeting, Sprint Review Meeting, Retrospective Meeting, Product Backlog Refinement Meetings.
Dựa trên mô hình này, bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với dự án cụ thể, tuy nhiên cần đảm bảo các yếu tố then chốt như tính đều đặn, được lên kế hoạch một cách khoa học và có những bài học rút ra vào cuối mỗi meeting.
Về nội dung thảo luận trong meeting, ngoài các vấn đề chuyên môn, các yếu tố tác động đến cảm xúc như áp lực công việc, bất đồng ý kiến, sai sót về cách thực hiện, kết quả không như ý cũng cần được đặc biệt lưu ý. Scrum Master, ngoài vai trò duy trì việc thực hành các tiêu chuẩn Scrum cũng như các Scrum best practices, còn là người có trách nhiệm quan sát và tạo điều kiện nhằm đảm bảo mỗi thành viên luôn có một sức khỏe tinh thần tốt nhất, từ đó đáp ứng hiệu suất chung của dự án.
Liên tục phản hồi (Feedback Loop)
Feedback giúp các thành viên hiểu nhau hơn, thúc đẩy sự ghi nhận cũng như kịp thời phát hiện các điểm còn thiếu sót. Hoạt động này nên được thực hiện thường xuyên thông qua các buổi họp, trong đó mỗi cá nhân được dành riêng một thời lượng để nêu lên tiếng nói của mình và các thành viên còn lại được yêu cầu lắng nghe, đưa ra ý kiến cũng như phản biện nếu có. Feedback không chỉ nói ra rồi để đấy, mà cần được rút lại thành các bài học cụ thể (lessons learned).
Tuyển dụng đồng cấp (Peer Recruitment)
Trong trường hợp cần bổ sung thành viên cho team, peer recruitment, tạm dịch là tuyển dụng đồng cấp, là phương pháp mà chúng tôi khuyên dùng. Lý do đơn giản là vì không ai có thể hiểu về những gì team cần hơn là chính các thành viên trong team.
Điều này có thể không đúng với các mô hình tổ chức team truyền thống, nơi mà mỗi thành viên chỉ tập trung vào một góc nhỏ của dự án. Tuy nhiên, một khi đã đi theo Agile, mỗi thành viên đã được mặc định phải hiểu về dự án tương đối toàn diện. Bởi vậy peer recruitment áp dụng ở đây trở nên đặc biệt đúng chỗ.
******************
Nếu như các nguyên tắc kể trên được áp dụng trong khuôn khổ từng nhóm dự án, thì một câu hỏi quan trọng không kém là những hoạt động nào là cần thiết trong một công ty nhằm nuôi dưỡng nguồn lực bền vững, sẵn sàng cấu thành nên các nhóm dự án này? Tại Enable Startup, có hai giải pháp chính để giải quyết vấn đề: 1. Ở mức độ cá nhân , chúng tôi xây dựng, theo dõi lộ trình phát triển bài bản cho từng thành viên; 2. Ở góc độ tập thể, chúng tôi vận hành song song hai loại hình tổ chức team: chuyên môn hóa (functional) và đa chức năng (cross-functional).
Xây dựng và theo dõi lộ trình phát triển cho từng thành viên (Career Progression)
Đây là một điểm cực kỳ quan trọng nhưng lại thường xuyên bị coi nhẹ.
Thật vậy, một tổ chức muốn đạt được hiệu quả cao không thể bỏ qua trải nghiệm của từng cá nhân tạo nên nó. Bên cạnh việc nhắc đi nhắc lại về mục tiêu cần đạt được cho khách hàng và công ty, mỗi thành viên cũng cần được nhìn nhận những gì đã đóng góp, phân tích đánh giá chất lượng làm việc cũng như định hướng các nấc thang phát triển của họ trong tương lai.
Việc xây dựng một framework về Career Progression bởi vậy là tối quan trọng để giúp các cá nhân có lộ trình phát triển phù hợp, từ đó có động lực mạnh mẽ hơn và đóng góp nhiều giá trị cho tổ chức. Không ít người nghĩ rằng career progression chỉ cần thiết cho các công ty lớn. Cá nhân tôi tin rằng quan điểm này hoàn toàn sai lầm. Việc trực tiếp quan sát và hỗ trợ lộ trình phát triển của từng nhân viên thực sự là một trong những trải nghiệm tuyệt vời và ý nghĩa nhất mà tôi có được ở vị trí điều hành một công ty nhỏ.
Vận hành song song hai loại hình tổ chức team: chuyên môn hóa (functional) và đa chức năng (cross-functional)
Functional Team
Functional team có thể hiểu tương đương như một đơn vị kinh doanh chiến lược (business unit), chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định, có chức năng tuyển dụng, nghiên cứu, đào tạo, đánh giá nhân lực trong khuôn khổ chuyên môn đó. Tại Enable Startup, chúng tôi có những functional team như Account Management, Marketing, UX-UI, Web & Mobile Apps Development, Data Science và IoT. Mục tiêu của các team này là nhằm tuyển chọn, nuôi dưỡng những cá nhân có đủ trình độ để sẵn sàng tham gia các cross-functional team.
Cross-functional Team
Đây là loại hình tổ chức nhóm ngắn hạn được thành lập khi có dự án mới, product mới, và đi từ đầu đến khi kết thúc dự án hoặc sản phẩm.
Như vậy functional teams là được xem như một talent pool nhằm chuẩn bị “nguyên liệu” cho cross-functional teams, hạn chế tối đa việc tuyển dụng một cách bị động, dẫn đến nhiều rủi ro như thiếu hiểu biết văn hoá công ty, trình độ chuyên môn không đủ đáp ứng, phong cách làm việc không phù hợp.
Việc song hành 2 loại hình tổ chức nhóm này cực kỳ phù hợp để một mặt, đáp ứng các nhiệm vụ chiến lược, dài hạn về phát triển nguồn nhân lực; mặt khác đảm bảo khả năng luân chuyển nội bộ linh hoạt nhằm phục vụ cho các dự án ngắn hạn hoặc mục tiêu trong từng giai đoạn nhất định của tổ chức.
Lời kết
Tư duy Agile là một hướng tiếp cận tốt nhằm xây dựng high-performance team. Tuy vậy thực thi nó bằng cách nào lại đòi hỏi mỗi tổ chức hiểu sâu sắc về điều kiện nội tại của team cũng như các yếu tố khách quan của từng dự án.
Việc nghiên cứu và đúc rút thành một bộ quy tắc, quy trình, tiêu chí chặt chẽ cho việc xây dựng high-performance team dành riêng cho từng doanh nghiệp là điều cực kỳ quan trọng. Nên nhớ, bạn không cần đợi công ty của mình lớn bằng bất kỳ công ty XYZ nào mới bắt tay vào công việc này. Ngược lại, bạn làm nó càng sớm công ty của bạn lớn càng nhanh.
Rất hy vọng những kinh nghiệm trên đây của Enable Startup sẽ giúp ích cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ đang nỗ lực xây dựng các high-performance team. Chúng tôi cũng háo hức nhận được những ý kiến phản biện hoặc chia sẻ về quan điểm, trải nghiệm của bạn ngay dưới phần bình luận hoặc qua hòm mail [email protected]!
